”Lean gör förvaltningslivet lättare”

Handen på hjärtat, hur ser det ut i din undercentral? Har du koll på när det tillståndsbaserade underhållet gjordes senast? Är det rent och snyggt, är allt uppmärkt?

Trots att fastighetsbranschen förvaltar ett mångmiljardvärde så är vår känsla att man inte riktigt tar fastighetsunderhåll på allvar. Om du underhåller och sköter din utrustning på ett planerat och förebyggande sätt så håller utrustningen bättre. Samma sak med huset som helhet.

Det är bra att byta bransch ibland. Det är en ögonöppnare och ett bra sätt att röra om i både ens eget huvud och i den nya verksamheten. Vi började ungefär samtidigt i fastighetsbranschen efter att båda ha verkat inom svensk storindustri i drygt tjugo år. Vi var vana vid fungerande produktions- och fastighetsunderhåll med långsiktig underhållsstrategi och med en kontinuerlig förbättringsambition i hela organisationen.

Ganska snart fick vi höra att vi inte kunde jämföra fastighetsunderhåll med produktionsunderhåll. Det visade sig finnas många ömma tår, en bromsande attityd som bottnade i invanda mönster och ”såhär har vi alltid gjort” – och kanske också rädslor för nytt och okänt.

Men säg så här: hyresgästen är vår kund som vi ska tillhandahålla ett problemfritt boende för.

Den bästa kunskapen vi har med oss är vår erfarenhet av ”lean”. Det är ett effektivt sätt att optimera underhållets alla delar för att minska slöseri.  Det är en arbetsmetod där man hela tiden utmanar och ifrågasätter för att förbättra. Här finns inte utrymme för ”såhär har vi alltid gjort”.

Till synes obetydliga åtgärder gör i det långa loppet stor skillnad. Ett exempel: Istället för att montera ett badrumsskåp ovanför tvättstället så monterar vi nu enbart en spegel med en belysningsramp. Då slipper vi byta handfat som spruckit på grund av saker som fallit från hyllorna.

Skåpet får sin plats vid sidan eller bakom. Eluttaget sätter vi på väggen bredvid, så undviker vi slitaget i belysningsrampen varje gång man drar ur sladden.

Andra konkreta ”lean-råd” är att begränsa sortimentet av vitvaror och vvs-artiklar i organisationen. Då kan man pressa priserna vid inköp och man vet exakt vad som finns var. Jobba med LCC-kalkyler. Ha ett underhållssystem med all fakta så att det inte hänger på vad en eller ett par anställda håller i huvudet.

Underhålls- och driftperspektivet måste självklart finnas med redan i projekteringen vid nybyggnation och renovering.

Vi vågar till och med sticka ut hakan och påstå, att om man hade skött sitt fastighetsunderhåll rätt från början så skulle man inte behöva totalrenovera i samma utsträckning som man nu måste göra. Det är som med en bil. Den går säkert jättebra i 5 000 mil. Men har du inte servat den så får du problem, och har du inte bytt oljan så kan jag nästan lova att du får byta motorn.

För att kunna lägga upp en bra underhållsplan måste huset återgå till sitt normalläge vilket idag ofta är lika med en totalrenovering. I normalläget bör man sedan göra om och göra rätt: lägg upp ett tillståndsbaserat och förebyggande underhåll med hjälp av kunnig beställarkompetens. Då undviker du att köra utrustningen till haveri.

Vi har funderat mycket på varför det ser ut såhär. Varför skjuter man ett växande underhållsberg framför sig? Det önskvärda vore att minska underhållsberget och få ett jämt flöde av åtgärder som görs på ett planerat och långsiktigt sätt.

För att lyckas måste man i de flesta fallen totalrenovera, enligt vår uppfattning. Det är så vi jobbar i dag på Byggebo.

Det är dags att fastighetsbranschen lyfter blicken och tittar på hur man jobbar inom andra branscher som är mer konkurrensutsatta. Vi menar att lean kan ha samma lönsamma inverkan på fastighetsunderhåll som på industrin – och den är världsledande. Det är aldrig för sent att börja om och det gör man bäst genom att få med sig hela personalen i samma positiva tänkande.

Med involverande och uppmuntrande attityd till ständiga förbättringar och ett fungerande underhåll så blir bostadsbolagens förvaltningsvardag lite lättare.