Micasa Fastigheter, som äger Stockholms stads omsorgsfastigheter, hade som många andra fastighetsägare tröttnat på att handla upp driften och förvaltningen av sina fastigheter med fokus pris som är vanligt i branschen.
För tre år sedan bestämde man sig därför för att i upphandlingen utgå från den kvalitet man ville uppnå och att detta fick kosta 30,5 miljoner kronor per år. I det priset skulle all teknisk drift utom planerat underhåll ingå – tillsyn och skötsel, felavhjälpande underhåll samt beredskap dygnet runt. Anbuden skulle utvärderas på förslag om arbetsmodeller och resursinsatser.
– Vi ville hitta en långsiktig partner som tillsammans med oss kunde fokusera på kvalitet och utveckling, allt i syfte att skapa ett bra boende för våra gamla och sjuka. Dessutom ville vi ha bättre kostnadskontroll och slippa småfakturor för felavhjälpande arbete och all den extraadministration det för med sig, säger Micasas vd Anders Nordstrand.
Bolaget fick mycket beröm för sitt nytänk av de inbjudna leverantörerna i upphandlingen och av nio utvärderade föll valet till slut på YIT som sedan mars 2011 svarar för den tekniska driften i merparten av Micasas fastigheter.
Till en början fungerade allt i stort som tänkt men efter ett tag började det ramla in extrafakturor från YIT.
– Vi blev väldigt förvånade eftersom vi ansåg att vi varit tydliga med att allt skulle ingå, säger Anders Nordstrand. Men YIT var inte nöjt med ersättningen och ansåg att de skulle ha extra ersättning för vissa delar av det felavhjälpande underhållet, till exempel handhavandefel. De hade nog inte förstått vad de skrivit på. Efter flera månaders diskussioner kom vi till slut överens om att riva avtalet från sista mars.
Anders Nordstrand beklagar att det blev så eftersom man i övrigt var nöjda med hur YIT skött uppdraget. Men han är frustrerad över att de goda intentionerna inte gick att förverkliga.
– Driftentreprenörerna bör nog fundera en och annan gång över hur deras sätt att agera uppfattas. Jag tror att många fastighetsägare i ökad utsträckning börjar överväga att ta hem driften i egen regi om man inte kan få till mer tilltalande avtal, säger Anders Nordstrand.
Men än är han inte beredd att ge upp hoppet om att kvalitetsupphandling ska fungera. Först gäller det att få klart den direktupphandling som ska lösa den tillfälliga luckan i drift och förvaltning från 1 april. Men arbetet med en ny kvalitetsupphandling har också inletts och ska förhoppningsvis vara klar till hösten.
– Det är möjligt att vi måste vara ännu tydligare i förfrågningsunderlag och avtal med att "allt ska ingå". Vi överväger också att ta ett ökat grepp över vad som görs och inte genom att ha egna driftledare som arbetar närmare leverantören.
YIT:s nye vd Jörgen Mattsson kommenterar generellt ogärna företagets kundkontakter men lovordar Micasas försök att få till en ny typ av upphandling. Han beklagar också att det inte gick att komma överens:
– Micasas ambition var att få till ett avtal där allt skulle ingå men vi anser inte att det framgick tydligt av avtalet. Överhuvudtaget tror jag knappt det är möjligt att få till ett avtal som verkligen täcker allt, säger Jörgen Mattsson.
– Möjligheten att hitta en lösning och göra förändringar i avtalet försvårades också av att Micasa lyder under LOU. Därför var vi båda överens om att enda lösningen var att säga upp avtalet.
Konsultföretaget Fasticon har varit Micasas stöd i arbetet med att ta fram handlingar, utvärdera anbuden och implementera avtalet. Lennart Andersson på Fasticon hävdar att förfrågningsunderlaget var tydligt, ja näst intill övertydligt, om vad som skulle ingå.
– Förutom att kontraktet i sig var tydligt när det gäller beskrivningen av entreprenörens åtagande fanns en omfattande dokumentation om fastigheterna och en detaljerad statistik över de senaste årens felavhjälpande underhåll. Entreprenörerna hade alltså ett fullgott underlag för att bedöma omfattningen av åtagandet och dimensionera sina resurser därefter. Dessutom fanns det mekanismer i avtalet som gav möjlighet att reglera priset om förhållandena ändrades i någon fastighet, säger Lennart Andersson och fortsätter:
– Den valda ersättningsmodellen gav entreprenörerna möjlighet att beskriva den organisation och det arbetssätt de ansåg sig kunna erbjuda inom ramen för det i förväg bestämda priset. De fick alltså chansen att konkurrera med kvalitet och kreativitet i stället för pris, något som vi upplevt varit ett starkt önskemål från entreprenörerna. Vi är övertygade om att den här typen av upphandlingar kommer att bli vanligare, även om det kan ta tid att lämna gamla hjulspår.
Hans Hellberg
