Det borde vara en självklarhet att både myndigheter och företag kontrollerar att de varor och tjänster som man köper in och får levererat verkligen överensstämmer med det man faktiskt ställt krav på att få, beställt och betalat för.
Ändå brister kontraktsuppföljningar i den offentliga sektorn kontinuerligt. Det kan bero på brist på resurser och kompetens, dåliga rutiner eller bristande samverkan mellan olika enheter och funktioner i organisationen.
Oavsett orsakerna är risken uppenbar att den dåliga uppföljningen leder till att myndigheten får sämre kvalitet än avtalat, eller på annat sätt tvingas betala för mycket.
Dålig kontraktsuppföljning som tillåter leverantörerna att leverera undermåliga, eller dyrare, varor och tjänster än överenskommet bidrar till att snedvrida konkurrensen Därför kan det även vara ett brott mot upphandlingsreglerna.
En leverantör som förlorat en upphandling som sedan inte sköts som den ska kan ställa skadeståndsanspråk på myndigheten.
Myndigheten bör därför granska sin upphandlingsverksamhet både på system- och leverantörsnivå.
Uppföljning på systemnivå genomförs bäst på strategisk ledningsnivå. Den ska ge svar på om upphandlingen lett till att skattemedlen använts på bästa sätt och de politiska målen uppnåtts.
Uppföljningen på leverantörsnivån regleras i kontraktet med leverantören. Där fastställs hur den upphandlande myndigheten ska följa upp de ställda kraven. För att uppföljningen ska gå att göra måste motsvarande krav ha ställts i upphandlingen och vara reglerade i kontraktet
En framgångsfaktor för en lyckad kontraktsuppföljning är att myndigheten och leverantören samarbetar och har en samsyn kring vad som ska levereras, vilka värderingar som ska gälla och vilka mål som ska uppnås.
Upphandlingsprocessen och kontraktsuppföljningen är starkt kopplade till varandra. En uppföljningsplan som tas fram samtidigt med kravspecifikationen och kontraktet är central i processen.
Uppföljningsplanen är främst tänkt som ett internt dokument som myndigheten använder för att planera och genomföra arbetet med sin kontraktsuppföljning. Men delar av planen kan även finnas med i förfrågningsunderlaget och kontraktet för att öka tydligheten för anbudsgivare och leverantörer.
Uppföljningsplanen ska ge svar på fem grundläggande frågor: vad ska följas upp, hur, när, hur ofta och vem som ska genomföra uppföljningen.
Uppföljningen ska i första hand riktas mot den leverantör som har tilldelats kontraktet, oavsett om leverantören anlitar underentreprenörer eller inte.
Vad som ska följas upp framgår av upphandlingens förfrågningsunderlag, kravspecifikation och kontraktsvillkor och varierar mellan olika upphandlingar. Det kan handla om leverantörens juridiska, ekonomiska och tekniska status och dennes system för kvalitets- och miljöledning.
Det handlar också om att säkerställa att leverantören levererar de varor och tjänster till de volymer och priser som avtalats i kontraktet. Det mest omfattande uppföljningsområdet är hur myndigheten säkerställer att varor eller tjänster uppfyller de kvalitetskrav som fastställts i kontraktet.
Hur kontraktsuppföljningen ska genomföras för ett specifikt kontrakt beror på vilken sorts varor och tjänster som avses.
För långa kontrakt och mer komplexa varor och tjänster krävs normalt mer uppföljning än för korta kontrakt och enklare varor och tjänster. Många återkommande leveranser kräver en annan typ av uppföljning än kontrakt med en eller ett fåtal större leveranser. Utmaningen ligger i att hitta rätt nivå så att rätt saker följs upp.
För att göra det lättare att välja rätt nivå har Kammarkollegiet utvecklat en modell som hjälper till att identifiera och prioritera omfattningen av uppföljningen i varje enskilt projekt. Modellen tar hänsyn dels till kontraktets ekonomiska värde, dels vilken skada felaktiga leveranser kan orsaka för myndighetens verksamhet och service. Stora och känsliga kontrakt kräver alltid mer omfattande uppföljning.
Det fjärde och sista uppföljningsområdet handlar om hur myndigheten bevakar och uppdaterar kontraktet under kontraktstiden samt beslutar och agerar på eventuella avvikelser som upptäckts.
Att använda de sanktionsmöjligheter som finns i kontraktet är det bästa sättet att hantera inträffade avvikelser. Kontraktet förlorar sitt syfte om de avtalade sanktionsmöjligheterna inte används.
Innan sanktioner används kan det vara bra att föra en dialog med leverantören och be denne rätta till felet eller göra en ny leverans. Om rättelse inte görs inom en given tidsfrist kan det bli aktuellt att göra prisavdrag.
En vitesklausul är till för att kompensera kostnader som myndigheten kan få som en följd av att en leverantör inte följer villkor i kontraktet. Vitet kan utformas i form av en stigande skala och antingen tas ut av myndigheten eller räknas bort från fakturan. Att inte ta ut ett överenskommet vite kan betraktas som en väsentlig förändring som gör avtalet ogiltigt.
Om problemen kvarstår med upprepade överträdelser eller avtalsbrott av väsentlig betydelse kan det vara lämpligt att häva kontraktet.
Många försvarar ofta dålig uppföljning med resursbrist medan sanningen ofta är brist på bra rutiner och processer. Inom myndigheten ska det finnas avdelningar eller funktioner som har ett tydligt mandat att ansvara för upphandling, beställning och kontraktsuppföljning.
När det finns en fastställd organisation och definierade processer för kontraktsuppföljningen kan man se över vilka it-system som kan stödja och effektivisera arbetet.
Ett fungerande it-stöd är en förutsättning för bra uppföljning och kontroll
Förutom en kontinuerlig kontraktsuppföljning är det viktigt att myndigheter i sin egenkontroll följer upp sin upphandlings- och beställarfunktion för att se att den håller måttet. Då bör man även ta hjälp av en extern oberoende revisor.
Det gäller bland annat frågor om hur väl myndigheten följer fastställda rutiner och regler samt hur väl upphandlingsfunktionens kompetens möter beställarfunktionens krav.
Denna uppföljning kan till stora delar göras i form av mätning av olika nyckeltal som avtalstrohet, servicenivå, intern kundnöjdhet, nedlagd tid per upphandling samt andel direktupphandlingar.
Många försvarar ofta dålig uppföljning med resursbrist medan sanningen ofta är brist på bra rutiner och processer. Inom myndigheten ska det finnas avdelningar eller funktioner som har ett tydligt mandat att ansvara för upphandling, beställning och kontraktsuppföljning.
När det finns en fastställd organisation och definierade processer för kontraktsuppföljningen kan man se över vilka it-system som kan stödja och effektivisera arbetet.
Ett fungerande it-stöd är en förutsättning för bra uppföljning och kontroll
Förutom en kontinuerlig kontraktsuppföljning är det viktigt att myndigheter i sin egenkontroll följer upp sin upphandlings- och beställarfunktion för att se att den håller måttet. Då bör man även ta hjälp av en extern oberoende revisor.
Det gäller bland annat frågor om hur väl myndigheten följer fastställda rutiner och regler samt hur väl upphandlingsfunktionens kompetens möter beställarfunktionens krav.
Denna uppföljning kan till stora delar göras i form av mätning av olika nyckeltal som avtalstrohet, servicenivå, intern kundnöjdhet, nedlagd tid per upphandling samt andel direktupphandlingar.
