Så för du dialog och förhandlar

I vägledningen" Dialog och förhandling – inom Lou och Luf" beskrivs när det är tillåtet för en upphandlande myndighet att ha en dialog med leverantörer och när det är tillåtet att föra förhandlingar. Dessutom ges tips på hur dessa kontakter bör genomföras.

Med förhandling menas i vägledningen när en upphandlande myndighet, efter annonsering men före tilldelningsbeslut, bjuder in leverantörer till förhandling för att få fram det bästa anbudet.

Med dialog avses alla andra kontakter mellan en upphandlande myndighet och potentiella eller befintliga leverantörer.

Före, under och efter upphandling

Vägledningen är uppdelad i vad som gäller före, under och efter en upphandling:

● Före annonsering: stor möjlighet till dialog

● Efter annonsering men före tilldelningsbeslut: begränsad möjlighet till dialog, i vissa fall möjlighet att förhandla

● Efter tilldelningsbeslut men innan kontrakt tecknas: möjlighet till dialog

● När kontrakt är tecknat: stor möjlighet till dialog.

Teknisk dialog

Före en upphandling finns det ofta ett stort behov att föra dialog med presumtiva leverantörer och utrymmet för dialog är också stort. Det är ofta avgörande för en lyckad upphandling att den upphandlande myndigheten har en god marknadskännedom och bra dialog med leverantörerna.

Att föra en så kallad teknisk dialog med potentiella leverantörer är tillåtet, och till och med påbjudet, enligt EU-direktiven. Teknisk dialog innebär att den upphandlande myndigheten diskuterar tänkbara lösningar med potentiella leverantörer.

Resultatet av dialogen kan sedan användas vid utformningen av förfrågningsunderlaget i den kommande upphandlingen. Framförallt när det handlar om mer kvalificerade beställningar är det viktigt att prata med flera leverantörer

Ingen otillbörlig konkurrens

Det är dock viktigt att dialogen inte leder till att någon leverantör får en otillbörlig konkurrensfördel i upphandlingen. Därför är det också viktigt att dialogen dokumenteras.

Myndigheten kan också skicka ut en så kallad Request for Information, RFI, där leverantörer får lämna skriftliga synpunkter och förslag på möjliga lösningar.

Synpunkter på förfrågningsunderlag

För att undvika att ställa olämpliga eller onödiga krav kan myndigheten även låta potentiella leverantörer få lämna synpunkter på ett preliminärt förfrågningsunderlag. Möjligheten att tycka till bör då annonseras både i en databas och på myndighetens hemsida.

Det kan även hända att en myndighet behöver ta extern hjälp för att göra en förstudie eller för att ta fram den tekniska specifikationen till en upphandling.

I dessa fall är det extra viktigt att dokumentera uppdraget så att det inte uppstår någon otillbörlig konkurrensfördel för den som utför uppdraget eller att denne blir diskvalificerad från att delta i själva upphandlingen.

Ett bra sätt är att göra förstudien tillgänglig för alla som deltar i upphandlingen. Dessutom bör anbudstiden vara så lång att den leverantör som gjort förstudien inte får ett försprång gentemot andra leverantörer.

Kontakt med befintliga leverantörer

Inför en ny upphandling bör den upphandlande myndigheten också ha kontakt med de befintliga leverantörerna. Detta för att säkerställa att all information som har betydelse för anbudsgivningen blir tillgänglig för alla leverantörer.

För att öka konkurrensen och få så många bra anbud som möjligt är det också viktigt att informera leverantörerna om kommande och planerade upphandlingar.

Det kan annonseras i en så kallad förhandsannons i Tender Electronic Daily. Informationen bör också läggas ut på myndighetens hemsida och annonseras i fackpress.

Dialog under en upphandling

När en upphandling har annonserats är utrymmet för dialog begränsat utöver att svara på frågor kring förfrågningsunderlaget.

Både frågor och svar bör lämnas skriftligt och presenteras på myndighetens hemsida eller på den upphandlingsportal som myndigheten använder.

Det finns dock inget som hindrar att den upphandlande myndigheten kontaktar några leverantörer direkt och informerar dem om att annonsen eller förfrågningsunderlaget finns tillgängligt.

Förhandling under en upphandling

Förhandling under en upphandling är bara tillåten i de fall lagen uttryckligen anger det. Det är bland annat tillåtet att förhandla vid förhandlat förfarande, förenklat förfarande, urvalsförfarande och direktupphandling. Det är aldrig tillåtet att förhandla vid öppet eller selektivt förfarande.

Det är myndigheten som avgör om den vill förhandla eller inte och det behöver inte annonseras i förfrågningsunderlaget.

Myndigheten bör dock alltid vara klar över syftet med förhandlingen och ha en tydlig strategi för den. Det handlar helt enkelt om att anpassa anbuden till kraven i förfrågningsunderlaget och få fram lägsta pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Lämpliga situationer att förhandla vid kan enligt Riksrevisionens allmänna råd vara:

● När det är svårt att utforma ett fullständigt och tydligt förfrågningsunderlag, exempelvis vid upphandling av konsulttjänster.

● När myndigheten bedömer att affärsmässigt godtagbara villkor inte kan uppnås därför att konkurrens saknas eller är otillräcklig.

● När myndigheten bedömer att utvecklings- eller produktionsuppdrag måste läggas ut, trots att stor osäkerhet finns beträffande kostnaderna.

● När upphandlingen är en tilläggsbeställning och villkoren inte reglerats i det ursprungliga kontraktet.

● När upphandlingen avser en produkt eller ett system som ska anpassas till ett befintligt system eller en befintlig produkt, och det är viktigt att samordning sker.

I vägledningen ges också tips och råd om hur en förhandling bör gå till rent praktiskt. Det handlar bland annat om hur många man ska förhandla med, vilka som ska vara med vid förhandlingsbordet och hur man ska agera inför och under förhandlingen.

Efter tilldelningsbeslut men innan kontrakt tecknas

När ett beslut har fattats om vem eller vilka som myndigheten vill skriva kontrakt med är det viktigt att ha tillgänglig för att svara på frågor från dem som blev utan kontrakt. Bristande dialog i det här skedet riskerar att leda till onödiga överprövningsprocesser.

Leverantören kan förhoppningsvis få förståelse för myndighetens beslut och eventuella felaktigheter vid prövningar kan också upptäckas, som gör att tilldelningsbeslutet faktiskt kanske måste ändras.

En dialog med den eller de vinnande leverantörerna är också möjlig i detta skede.

Dialog efter en upphandling

När kontraktet är tecknat är utrymmet för dialog stort igen. Utrymmet för att diskutera kontraktsvillkoren är dock mycket begränsat.

Myndigheten kan om den vill bjuda in förlorande leverantörer att utvärdera själva upphandlingen. Det kan ge värdefull kunskap för båda parter till nästa upphandling.

Myndigheten bör även bjuda in den eller de vinnande leverantörerna så att alla anställda i myndigheten vet vad den nya leverantören kan leverera.

Självklart är det också nödvändigt att ha en löpande tät kontakt med den nya leverantören och tidigt signalera om leveranser inte stämmer överens med kontraktet.

Risken för att problem uppstår minimeras och chansen ökar för att uppdraget blir lyckat.

Fotnot:

De grundläggande upphandlingsrättsliga principerna måste följas vid alla upphandlingar, det vill säga principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet (förutsebarhet och transparens), ömsesidigt erkännande och proportionalitet. Vid en dialog eller förhandling gäller det att vara extra uppmärksam på principerna om likabehandling och öppenhet.